Żyjemy w czasach, w których mamy mnóstwo urządzeń, takich jak pralki, suszarki, zmywarki, które pomagają nam w obowiązkach domowych, mamy aplikacje, które ułatwiają nam zarządzanie czasem, mamy środki transportu, dzięki którym w kilka godzin możemy zmienić kraj i klimat. Czy to sprawia, że mamy więcej czasu? Czy jesteśmy bardziej wypoczęci i zrelaksowani?
Osoby urodzone przed 1980 rokiem pamiętają czasy, gdy w domu był jeden stacjonarny telefon, a wszystkie rachunki płaciło się w banku, wypłaty realizowaliśmy w kasie zakładu pracy. Ludzie mieli czas na wypoczynek i spotkania z przyjaciółmi, a o szkoleniach z zarządzania czasem nikt nie słyszał.
Zarządzanie czasem. Czy liczy się wydajność?
Dziś mamy czasy nieograniczonych możliwości. To, co nas ogranicza to czas, więc nasza decyzja co do tego, jakie czynności wykonujemy, na czym się koncentrujemy, ile telewizji oglądamy, co czytamy i ile informacji przetwarzamy w ciągu dnia – wpływa na naszą wydajność.
Wydajność jest ważna, ale bezużyteczna, jeśli automatycznie wykonujemy zadania z listy.
Zapraszam Cię do przewodnika zarządzania czasem i energią, w którym będziesz mógł zdecydować, jakie zadania są ważne, która pilne, co możesz delegować, a co pominąć lub odłożyć w czasie.
Zwiększenie efektywności
Czyli jak wziąć odpowiedzialność za swój czas i przestać marnować go na sprawy, które nie wniosą nic wartościowego do Twojego życia? Jak podejmować zadania i jak z niektórych rezygnować? Jak zwiększyć swoją efektowność zarządzania czasem? Co wykonać natychmiast, a które zadania odłożyć w czasie, żeby chwilę się nad nimi zastanowić?
Cytując Timothego Ferrisa autora książki „4-godzinny tydzień pracy”: „Jak mogę zacząć prowadzić życie milionera, nie mając miliona dolarów?”.
Pochwała jednozadaniowości
„Kiedy byłem dzieckiem, widziałem jak szkło powiększające może zapalić kartkę papieru, gdy promienie słońca przenikały przez nie w skupieniu. Płomień mógł pojawić się tylko wtedy, gdy wiązka promieni słonecznych skupiona była w małym punkcie. Gdy szkło powiększające było zbyt daleko lub zbyt blisko od kartki, promienie nie były wystarczająco skupione i nic się nie działo.”
Remez Sasson „The Power of Concentration”
Mit wielozadaniowości został naukowo obalony. Dla niektórych robienie kilku rzeczy naraz jest może skuteczne, a nawet wyzwalające kreatywność, jeśli jednak zależy ci na koncentracji i jakości wykonywanych zadań, to realizuj zadania pojedynczo.
Nawyki w zarządzaniu czasem
Lista nawyków, które kształtują koncentrację:
- Rób tylko jedną rzecz na raz i dokończ ją.
- Wejdź w stan flow, „w trakcie pracy myślenie o czasie zabija koncentrację, kreatywność i efektywność” mawia Eckhart Tolle w książce „Potęga teraźniejszości”.
- Zadbaj o to, żeby nikt nie przeszkadzał Tobie w trakcie realizacji zadania (asertywność, mówienie „nie”).
- Zrezygnuj ze złodziei czasu (np. FB, odebranie telefonu, kolejna kawa).
- Bądź pro aktywny, decyduj, które rzeczy są ważne i które wykonasz (zamiast odpowiadać reaktywnie na maile i polecenia innych).
- Ustalaj priorytety i hierarchię zadań – jeśli wszystko jest ważne, to nic nie jest ważne.
Techniki wspierające wydajność
„Nadmierne obciążenie pracą jest często tak samo nieproduktywne, jak nierobienie niczego, choć jest też dużo bardziej nieprzyjemne. Działaj wybiórczo – rób mniej – oto droga do większej wydajności.” Tim Ferris
Jak poukładać plan dnia, żeby zadbać o najlepszą swoją wydajność:
- Sen, woda i jedzenie. Dbaj o siebie i swoją energię.
- Biorytm – trudność zadań dopasuj do biorytmu dnia. Rzeczy najważniejsze i najtrudniejsze realizuj w przedziałach godzinowych, gdy masz maksimum formy i energii. Rzeczy błahe (np. kserowanie) wtedy, gdy Twoja energia i skupienie spada.
- Rób krótkie przerwy i podczas nich zmień otoczenie (spacer, spojrzenie w okno, ruch).
- Odrzuć poboczne myśli i telefony, rozmowy. Zapisz je na kartce i wróć do nich po zrealizowaniu zadania.
- Zamknij pocztę i wycisz telefon, gdy potrzebujesz skupienia i gdy robisz coś ważnego.
Narzędzia zarządzania czasem
Zasada 60/40
Planowanie 100% czasu nie ma sensu, ponieważ zawsze zdarzają się nieprzewidziane sytuacje, drobne wypadki i zdarzenia, na które nie mamy wpływu. Dlatego zaplanuj 60% czasu, który masz do dyspozycji. Listę zadań do wykonania wrzuć na osobną listę, jeśli zostanie Tobie czas realizuj rzeczy z listy, lub realizuj w tym czasie zadanie rozwojowe.
Ustalanie priorytetów
Rób listy zadań lub mapy myśli i dopiero, gdy masz całość, decyduj o wyborze zadań i czasie ich realizacji. Uwzględnij priorytety, większe zadania porozbijaj na mniejsze kroki i zaplanuj czas realizacji. Pamiętaj również o realizowaniu rzeczy ważnych, ale nie pilnych.
Zasada PARETO, znana jako zasada 80/20.
Włoski ekonomista Vilfred Pareto przedstawił matematyczną formułę, która obrazuje podział dobrobytu w społeczeństwie. Sprawdzono ją w wielu obszarach, wskazuje również na to, że 80 procent rezultatów wynika z 20 procent wkładu.
Można więc założyć, że wykonanie 20% najważniejszych rzeczy zaowocuje 80% oczekiwanych rezultatów.
Prawo Parkinsona
„Praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie” Cyril Parkinson
Krótki termin realizacji zadania zmusza nas do maksymalnego skoncentrowania się. Skróć czas wykonania zadania, aby ograniczyć się do najważniejszych czynności. Jeśli natomiast nie masz końcowego pomysły na realizacje zadania – odłóż jej w czasie. Poczekaj na kreatywność i odpowiedni moment.
Co utrudnia nam zarządzanie czasem
- Wmawianie sobie, że nie mamy czasu na planowanie.
- Realizowanie zadań po kolei (reaktywność w działaniu).
- Złodzieje czasu.
- Unikanie wzięcia się za właściwą pracę.
- Zbyt długie rozmowy telefoniczne lub towarzyskie pogawędki.
- Brak asertywności.
- Zbyt duża ilość informacji, które przyjmujemy.
Co wspiera zarządzanie czasem
- Odpowiednie przekonania, świadomość, po co to robię? Co chcę dla siebie zyskać? Czego uniknąć?
- Przewidywanie na etapie planowania tego, co może się nie udać i szukanie rozwiązań.
- Nagradzanie się za zakończenie każdego ważnego zadania (dopamina, wyzwolenie hormon szczęścia), świętowanie małych sukcesów.
- Nawyk działania – pamiętaj, że nawet najlepszy plan jest bezużyteczny, jeśli zabraknie ci silnej woli i motywacji do jego realizacji.
- Planowanie czasu na regenerację, odpoczynek, sen, jedzenie itd.
Życzymy Wam, aby czas nie uciekał Wam przez palce, tylko żeby było go pod dostatkiem i starczyło zarówno na pracę, jak i wypoczynek 😊 Oraz aby Wasze zarządzanie czasem było efektywne.
Inne artykuły
Asia uwielbia doświadczać życia w pełnym wymiarze, dlatego nie lubi się ograniczać także w pracy zawodowej. Podczas swojej 15 letniej pracy trenerskiej i coachingowej wdrażała projekty biznesowe i szkoleniowe zarówno dla międzynarodowych korporacji, jak i polskich, rodzinnych firm.